Treinamento do Ponto Focal
& Registro de Solicitações

🎯 Sobre este documento

Este documento cobre os itens E3 e E4 do checklist LGPD do SimulaAudit. A LGPD garante aos titulares de dados pessoais um conjunto de direitos previstos no Art. 18 — e a lei exige que o controlador responda a essas solicitações de forma tempestiva, documentada e auditável.

Como o SimulaAudit opera com duas sócias fundadoras que acumulam todas as funções, ambas são o ponto focal de atendimento a titulares. Este protocolo garante que qualquer solicitação — independentemente do canal de chegada — seja tratada de forma consistente, rastreável e dentro do prazo legal.

👁️ 1. Como Reconhecer uma Solicitação de Titular

Uma solicitação de titular é qualquer manifestação — formal ou informal — em que uma pessoa fisica exercita algum de seus direitos sobre dados pessoais que tratamos. O ponto focal deve reconhecer essas solicitações independentemente de como foram formuladas: a pessoa não precisa citar "LGPD" ou "Art. 18" para que a solicitação seja válida.

🔍 2. Checklist de Triagem

Ao receber qualquer mensagem que possa ser uma solicitação de titular, percorra este checklist antes de qualquer ação:

• É realmente uma solicitação LGPD?
  A pessoa está pedindo algo relacionado aos seus dados pessoais ou ao tratamento que fazemos? Se sim, é uma solicitação de titular. Se for reclamação técnica ou comercial sem relação com dados, tratar pelo fluxo normal de suporte.
• Quem é o titular?
  Identificar nome completo e e-mail do solicitante. Verificar se existe cadastro no sistema (Supabase) com aquele e-mail.
• A identidade pode ser verificada?
  O e-mail da solicitação bate com um cadastro existente? Se não, solicitar confirmação de identidade antes de fornecer qualquer dado.
• Qual é o tipo de solicitação?
  Identificar qual direito está sendo exercido (acesso, exclusão, correção, portabilidade, etc.) — isso determina o prazo e o processo de resposta.
• A solicitação chegou por canal oficial?
  Se chegou por WhatsApp, Instagram ou outro canal informal, registrar a data/hora e copiar para lgpd@simulaaudit.com.br antes de prosseguir.
• A solicitação é simples ou complexa?
  Solicitações simples (ex: atualizar e-mail, cancelar conta) podem ser resolvidas diretamente. Solicitações complexas (ex: pedido de indenização, oposição a tratamento em massa) exigem consulta ao advogado LGPD externo.

🪪 3. Como Verificar a Identidade do Solicitante

Antes de fornecer qualquer dado pessoal ou executar uma ação (como exclusão), é obrigatório confirmar que o solicitante é de fato o titular dos dados. Isso protege o titular e a empresa.

📲 4. Solicitações por Canais Não Oficiais

Quando uma solicitação chega por WhatsApp, Instagram ou outra rede social, o ponto focal deve seguir este procedimento padrão — sem resolver a solicitação diretamente naquele canal:

⏱️ 5. Protocolo de Resposta Inicial em 24h

Independentemente da complexidade da solicitação, o titular deve receber uma confirmação de recebimento em até 24 horas. Isso não é a resposta final — é o acuse de recebimento com prazo.

⚖️ 6. Quando Acionar Advogado LGPD Externo

Para a grande maioria das solicitações, o ponto focal consegue responder diretamente com base nos procedimentos deste documento. Há situações, no entanto, que exigem suporte jurídico especializado:

• Pedido de indenização ou ameaça de ação judicial — qualquer menção a "processo", "Procon", "Juizado" ou pedido de ressarcimento financeiro
• Oposição ao tratamento de dados em massa — ex: solicitação para parar de usar dados de todos os clientes para determinada finalidade
• Solicitação que pode afetar contratos com clientes B2B — ex: titular pede exclusão de dados que são necessários para cumprimento de obrigação contratual
• Solicitação de portabilidade em formato incomum — ou que exige análise sobre viabilidade técnica e legal
• Dúvida sobre se a base legal do tratamento é adequada — situações em que não está claro se podemos ou devemos atender a solicitação
• Solicitação recebida de autoridade pública ou ANPD — qualquer comunicação de órgão regulatório exige resposta via advogado
• Titular representado por advogado — solicitação formal feita em nome do titular por procurador

🗄️ 7. Onde e Como Registrar as Solicitações

Toda solicitação de titular — desde o recebimento até a resposta final — deve ser registrada de forma auditável. O registro é obrigatório tanto para conformidade com a LGPD quanto como evidência perante a ANPD em caso de questionamento.

📋 8. Campos Obrigatórios do Registro

Cada solicitação deve ter os seguintes campos preenchidos. Campos marcados com Obrigatório devem ser preenchidos no ato do recebimento. Campos Ao concluir devem ser atualizados quando a solicitação for encerrada.

📊 9. Template de Tabela de Registro

Use este template como modelo para o Google Sheets ou para verificação manual. Uma linha por solicitação. O arquivo do Sheets deve ter proteção de edição para que apenas o DPO e a backup possam alterar registros já finalizados.

🗂️ 10. Prazo de Arquivamento

Todos os registros de solicitações de titulares — e as respostas correspondentes — devem ser mantidos por um período mínimo de 5 anos após o encerramento da solicitação. Este é o prazo recomendado pela prática da ANPD e compatível com o prazo prescricional geral do Código Civil.

🔄 11. Procedimento de Revisão Trimestral

A cada trimestre, o DPO deve realizar uma revisão dos registros de solicitações com os seguintes objetivos:

📜 12. Base Legal

• LGPD Art. 18: Relaciona os direitos dos titulares de dados pessoais perante o controlador
• LGPD Art. 19: Define que o controlador deve confirmar a existência de tratamento e fornecer cópia dos dados em formato claro e adequado
• LGPD Art. 20: Garante o direito à revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado
• LGPD Art. 37: Impõe ao controlador e operador a manutenção de registro das operações de tratamento de dados pessoais
• LGPD Art. 41: Designação obrigatória de encarregado (DPO) como ponto de contato para titulares
• Resolução CD/ANPD nº 2/2022: Regulamento de aplicação da LGPD a agentes de tratamento de pequeno porte